Sluiten

Projectmanagement voor niet-projectmanagers


De stappen, vaardigheden en technieken voor probleemoplossing die je nodig hebt om te kunnen leveren zonder door te draaien.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is de kunst van het maken van een plan en het vervolgens uitvoeren. Was het maar zo simpel... Je moet een projectteam samenstellen en hun voortgang volgen. Je moet verwachtingen managen. Je moet anticiperen op vermijdbare problemen en de problemen die je niet zag aankomen oplossen.

Als dat overweldigend klinkt, ben je aan het juiste adres. Hier krijg je tips en leer je technieken voor iedere fase en kun je sjablonen downloaden die het leven iets gemakkelijker maken. Beschouw het een beetje als een gratis projectmanagementtraining. Ben je er klaar voor? Laten we beginnen.


Projectmanagementvaardigheden

Communicatie is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagement.

Communicatie

Je kunt niet snel te veel communiceren. Teamleden hebben uitleg nodig, belanghebbenden hebben statusupdates nodig en sponsoren hebben resultaten nodig.

Tijdmanagement is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagement.

Tijdmanagement

Naast het beheer van het projectschema, moet je meetings leiden (en ook nog eens je eigen tijd managen). 

Probleemoplossing is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagement.

Probleemoplossing

Waarschijnlijk los je in je normale functie veel problemen op. Houd deze ‘creatief denken’ pet op!

Organisatorisch bewustzijn is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagement.

Organisatorisch bewustzijn

Kom te weten over andere projecten die dezelfde mensen en middelen nodig kunnen hebben op hetzelfde moment dat jij ze nodig hebt. 

Diplomatie en onderhandelen zijn belangrijke projectmanagementvaardigheden.

Diplomatie

Bereid je voor op het bespreken van een chaotische planning, botsende prioriteiten en botsende persoonlijkheden.

Professionele tip: de belangrijkste vaardigheid is het vermogen om normale taken te vergeten en je rol als projectmanager te omarmen.

Projectmanagementstappen

Als je per toeval projectmanager bent geworden, is de kans groot dat het project al was gestart toen jij het op je bordje kreeg. Ga naar de eerstvolgende stap met behulp van onderstaande links om erachter te komen wat je als eerste moet doen. En vergeet niet eerdere stappen te bekijken om eventuele eerdere problemen op te lossen.

Stap 1: stel het je voor

Maak geen haastklus van deze fase. Werk op basis van je begrip van het probleem en mogelijke oplossingen, totdat je zeker weet dat je op het juiste spoor zit.

Het opbouwen van een business case hoort bij projectmanagement.

De business case opbouwen

Definieer het probleem dat je probeert op te lossen en de waarde van het oplossen. Praat met je beoogde externe of interne klanten, zodat je volledig begrijpt wat het probleem is. Als je een business case voor je project opstelt, richt je je op wat jij wilt dat de klant kan doen. Denk pas na over specifieke oplossingen als je met je team brainstormt over oplossingen.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Probleemvorming – Verken een omvang van het probleem en het effect op klanten. 
  • Klantgesprek – De ultieme opbouwer van empathie. 

 

 

 

Het opbouwen van een business case is een projectmanagementtaak
Vorm je projectteam.

Vorm het projectteam

Stel een team samen met de vaardigheden die je nodig hebt om het probleem op te lossen. Ga voor een veelzijdig team met verschillende achtergronden en manieren om problemen op te lossen. Uit onderzoek blijkt dat gevarieerde teams betere resultaten leveren. Het kan de moeite waard blijken de start van het project een paar weken uit te stellen om het juiste team samen te stelen.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Omgangsregels – Leg sociale contacten voor het projectteam.
  • Health Monitor™ – De zelfbeoordeling van het team wat betreft sterke punten en risicogebied.

 

 

 

Het vormen van een projectteam is een projectmanagementtaak.
Definieer succes voor je project tijdens de stap dat je het voorstelt.

Definieer ‘succes’

Wordt het eens over meetbare resultaten die je wilt behalen en meetgegevens om te kunnen bekijken of je deze resultaten aan het behalen bent. Zorg ervoor dat het project bijdraagt aan hogere doelen die het bedrijf nastreeft. Als dit niet het geval is, kan dit het verkeerde project zijn (of het kan het juiste project zijn, maar op het verkeerde moment).

Aanbevolen activiteit: 

 

 

 

Definiëren hoe succes eruitziet, is een projectmanagementtaak.
Brainstorm over oplossingen voor het probleem dat je project probeert op te lossen.

Brainstorm over oplossingen

Krik je vaardigheden op het vlak van probleemoplossing op. Het is nu het moment om na te denken over specifieke oplossingen, hoe je ze implementeert en hoe de klant met het eindproduct omgaat. Betrek je team en wees in deze fase ambitieus. Het is eenvoudiger om een gewaagd idee af te wijzen dan een veilig idee in iets innovatiefs om te draaien.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Verstoren – Stel binnen korte tijd een lange lijst op met geweldige ideeën.
  • Gedachten in kaart brengen – Bekijk verschillende facetten van een probleem en organiseer je ideeën voor oplossingen.

 

 

 

Over oplossingen brainstormen met het projectteam is een projectmanagementtaak.
Maak in een vroegtijdig stadium fouten en corrigeer ze door een prototype te maken van de oplossingen van je project.

Prototype en testen

Afhankelijk van de aard van je project kan een prototype alles zijn van flowcharts op de achterkant van een servetje tot in elkaar geflanste (maar werkende) code. Laat het je doelklanten en belanghebbenden bekijken, zodat je al vroeg feedback ontvangt. Dit is het beste moment om te falen en dingen aan te passen.

Aanbevolen activiteiten: 

  • End-to-end demo – Visualiseer je concept, zodat je gemakkelijk feedback kunt krijgen.
  • Ervaringsoverzicht – Zorg ervoor dat je concept op de gebruiker is gericht, haalbaar is en waardevol is voor de klant en het bedrijf.

 

 

 

In een vroeg stadium gebruikersfeedback ontvangen, is een projectmanagementtaak.

Tekenen dat je project gevaar loopt als je een voorstelling van het project maakt

HET IS ONDUIDELIJK WAT DE WAARDE VAN HET PROJECT IS

Hoe je het weer op de rails krijgt

Kies de persoonsgegevens van een specifieke persoon (een interne of externe klant) en schakel je empathisch vermogen in. Stel je voor waarom ze dit willen en koppel dit vervolgens aan de grotere doelen van het bedrijf. Herhaal dit totdat je klantwaarde hebt die sterk verbonden is met bedrijfswaarde.

Aanbevolen activiteiten:

  • 5 keer ‘waarom’ – Maak je team goed duidelijk wat het probleem is en wat de impact op de klant is.
  • Klantgesprek – Begrijp de behoeften van je klanten en de context waarin ze je product of service gaan gebruiken.
  • Ervaringsoverzicht – Zorg ervoor dat je project op de klant is gericht en zinvol is voor het bedrijf.

Download een ervaringsoverzicht voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om het ervaringsoverzicht te gebruiken? Hier is een sjabloon om je op weg te helpen.
 
Botsende doelen of prioriteiten

Hoe je het weer op de rails krijgt

Word het eens over één (inderdaad maar één) doel dat als leidraad voor je project dient. Zoek vervolgens met dit in het achterhoofd de botsende prioriteiten eruit. Als je tegen compromissen aanloopt, geef je die optie prioriteit waarmee je dichter in de buurt komt van die leidraad.

Aanbevolen activiteiten:


Botsende prioriteiten is een teken dat je project risico loopt.
Niemand weet wie er de leiding heeft

Hoe je het weer op de rails krijgt

Bepaal samen met het team, belanghebbenden en sponsoren wie er uiteindelijk verantwoordelijk is. Als projectmanager ben jij er verantwoordelijk voor het project op tijd en binnen het budget te leveren, maar je bent wellicht niet verantwoordelijk voor het algehele succes van het project.

Aanbevolen activiteiten:

  • Rollen en verantwoordelijkheden – Bepaal de rol van iedereen binnen het project en wat zij bij moeten dragen aan het succes van het team.
  • Start van het project – Bepaal samen wat het belangrijkste doel, de omvang en de waarde is van het project en wie er verantwoordelijk is voor de besluitvorming.
  • Framework voor DACI-besluitvorming – Weet wie er verantwoordelijk is voor specifieke beslissingen en welke rol de rest van het team speelt.

Download een ervaringsoverzicht voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om het DACI framework te gebruiken? Hier is een sjabloon om je op weg te helpen.
 
Het projectteam kan het niet eens worden over een richting

Hoe je het weer op de rails krijgt

Zorg er allereerst voor dat je team echt weet welk probleem er opgelost wordt en wat de impact op de klant is. En vraag het management gerust om uit te leggen wat prioriteit heeft voor het bedrijf en wat niet. Als je op zoek bent naar ondersteuning, zorg er dan voor dat je ze opties geeft die je in overweging neemt, in plaats van de open vraag “wat zullen we doen”?

Aanbevolen activiteiten:

  • Probleemvorming – Verken de omvang van het probleem en de impact op klanten.
  • Straal vertrouwen uit – Zorg dat er openlijk gediscussieerd kan worden en dat bedrijfsmanagers feedback kunnen geven, zodat iedereen vertrouwen heeft in de waarde en richting.
Het oneens zijn over de richting is een teken dat je project risico loopt.

Professionele tip: laat je team een Health Monitor™ workshop volgen – hoe eerder in het project hoe beter. Dit is een kans jezelf te beoordelen op acht eigenschappen die vaak te vinden zijn in gezonde, goed presterende teams. 

Stap 2: plan het

Het planningsproces moet relatief kort zijn. We raden een herhalende benadering aan wat betreft de planning, maar er zijn een aantal belangrijke taken voordat het project uitgevoerd kan worden.

Het definiëren van de omvang van het project hoort bij projectmanagement.

Bepaal de omvang van het project

Op basis van feedback van eerdere tests en met je succesvolle meetgegevens in je achterhoofd bepaal je wat er aan het project moet worden toegevoegd. Wees duidelijk over de compromissen die je sluit. Bijvoorbeeld optimalisatie ten behoeve van gebruiksgemak kan betekenen dat het schema van het verhogen van het budget opzij moet worden geschoven.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Compromissen schuifbalken – Maak een grafiek om aan te geven hoe belangrijk alle meetgegevens zijn en besluit samen wat prioriteit heeft.
  • Proces in kaart brengen  Begrijp wat het bestaande proces inhoudt, zodat je een betere ervaring kunt ontwerpen.

 

 

 

Een correcte omvang bepalen en een backlog bouwen is een projectmanagementtaak.
Afhankelijkheden managen is een projectmanagementtaak.

Begrijp en manage afhankelijkheden

Is je project afhankelijk van werk, middelen of assets van buiten de kern van het projectteam? Maak hier een overzicht van en noteer wie wat en wanneer gaat doen. Zelfs als je knelpunten op dit moment niet kunt oplossen, moet je ze wel identificeren en ze in het planningsproces van het project verwerken.

Aanbevolen activiteiten: 

 

 

 

Afhankelijkheden managen is een projectmanagementtaak.
Maak je roadmap tijdens de stap waarin het project wordt gepland.

Stel een roadmap en backlog op

Met een overeengekomen omvang en begrip van de afhankelijkheden, verdeel je het projectplan over aparte stukjes werk en schat je in hoeveel tijd en werk ervoor nodig is. Vanaf dit punt kun je zien wanneer je grote mijlpalen bereikt en een voltooiingsdatum bepalen. Verzamel vervolgens alle stukjes werk in een backlog dat je kunt gebruiken om te plannen in korte, herhalende cycli.

Aanbevolen activiteit: 

  • Roadmap plannen – Deze oefening komt uit de softwarewereld, maar kan aan ieder project worden aangepast. 

 

 

Het opstellen van een roadmap voor het project met mijlpalen is een projectmanagementtaak.
Beperk zoveel mogelijk risico's vroegtijdig tijdens het project.

Risico's analyseren en verkleinen

Bespaar jezelf hoofdpijn in de loop van het proces. Denk na over manieren waarop het project kan mislukken en schakel over naar de preventiemodus. Identificeer ook wijzigingen voor verbazingwekkend succes waar je nog niet over nagedacht hebt: gemiste kansen vormen ook een risico.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Pre-mortem  – Stel je voor wat er allemaal mis kan gaan en maak plannen om dit te voorkomen. 

 

 

 

Het verkleinen van risico's is een projectmanagementtaak.
Stel een communicatieplan op als onderdeel van het algemene projectplan.

Maak een communicatieplan

Plan regelmatig teamvergaderingen en updates voor belanghebbenden en breng iedereen op de hoogte. (Je verdient bonuspunten als je het aantal vergaderingen tot een minimum weet te beperken!) Plan vervolgens terugkerende vergaderingen en zet herinneringen in je agenda om het plan en dashboard (of interne homepage) van het project regelmatig bij te werken.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Stand-ups – Een dagelijkse mogelijkheid voor je team om de status van het werk in uitvoering te delen en problemen te bespreken.

  • Projectposter – Een gemakkelijke manier om je doelen, status en schema te delen. Indien regelmatig bijgewerkt, dient de poster als je statusrapport (maar veel gemakkelijker). 

 

 

 

Het maken van een communicatieplan is een projectmanagementtaak.

Tekenen dat je project gevaar loopt tijdens de stap van het plannen

JE ZIT VAST IN DE PLANNINGSMODUS

Hoe je het weer op de rails krijgt

Schud die ‘analyseverlamming’ van je af en ga aan de slag! Als je een flexibele benadering gebruikt (en dat zou je echt moeten doen), herinner het projectteam er dan aan dat je mogelijkheden hebt om voortgang te tonen en tijdens het project nog bij te sturen.

Aanbevolen activiteiten:

  • Start van het project – Bepaal samen wat het belangrijkste doel, de omvang en de waarde is van het project en wie er verantwoordelijk is voor de besluitvorming.
  • Pre-mortem – Stel je de risico's en mogelijkheden van het project voor en probeer vervolgens te bedenken hoe je de risico's kunt vermijden en de mogelijkheden kunt benutten.
Analyseverlamming is een teken dat je project risico loopt.
ANDERE MENSEN BEGRIJPEN NIET WAT JE PROJECT INHOUDT

Hoe je het weer op de rails krijgt

Spreek die communicatievaardigheden aan en deel kleine regelmatige updates die gemakkelijk te lezen zijn. Enorme ‘lappen’ tekst worden waarschijnlijk niet gelezen. Zorg ervoor dat je de juiste informatie deelt met het juiste detailniveau en met de juiste mensen.

Aanbevolen activiteiten:

  • Elevator pitch – Bedenk een eenvoudige verklaring van je project en de waarde dat het je klanten levert.
  • Projectposter – Geef je ideeën vorm en deel ze, breng onder woorden hoe succes eruitziet en zorg voor begrip onder belanghebbenden.

Download een sjabloon voor een projectposter voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om de projectposter te proberen? Hier is een sjabloon om je op weg te helpen.
 
Je projectteam mist cruciale vaardigheden

Hoe je het weer op de rails krijgt

Geef het concept opnieuw vorm, zodat je verder kunt komen met de hulpmiddelen die je hebt. (Probleemoplossende vaardigheden FTW!) De armen omhoog gooien en zeggen “We zitten vast” vermindert alleen maar het vertrouwen dat belanghebbenden en sponsoren in je team hebben.

Aanbevolen activiteiten:

  • Compromissen schuifbalkenDe standaard compromissen schuifbalken oefening verduidelijkt welke aspecten van een project bespreekbaar zijn (en welke niet), maar je kunt hier een eigen draai aan geven. Als je ‘X’ niet kunt doen, welke overige aspecten van het project kunnen er dan aangepast worden om het verschil in vaardigheden te overbruggen?
Als er belangrijke vaardigheden of mensen ontbreken, is dit een teken dat je project risico loopt.
Spar met je projectteam over het hoogstaande plan. Het helpt je op gevoel te controleren wat realistisch is, en je kunt afhankelijkheden en risico's in kaart brengen. – Sarah Goff-Dupont, per toeval projectbeheerder

Stap 3: voer het uit

Eindelijk, toch?! Tijd om alles af te ronden. Werk in stukken van 1 tot 2 weken, met een demo voor belanghebbenden en aan het einde van iedere cyclus een teambespreking. 

Het werken in herhalingscycli is een best practice voor projectmanagement

Herhaal veel

Flexibele methodologieën kunnen dan afkomstig zijn uit de wereld van de softwareontwikkeling, ze zijn echter bruikbaar voor ieder project: IT, marketing, HR, eigenlijk alles. Start iedere cyclus met ‘net genoeg’ planning, en ga vervolgens aan de slag. Vergeet niet na iedere iteratie te reflecteren. Dit is je kans om te delen wat er goed ging (en wat er mis ging), zodat de volgende iteratie nog beter kan worden.

Aanbevolen activiteiten: 

  • Sprint planning – Plan de volgende 1 tot 2 weken werk op basis van wat de hoogste prioriteit heeft. 
  • Nabesprekingen – Zorg voor een veilige plek waar het team kan bespreken wat er goed is gegaan (en wat er verkeerd is gegaan!) zodat je kunt verbeteren.

 

 

 

Het werken in korte cycli is een best practice voor projectmanagement
Het monitoren van voortgang is een projectmanagementtaak.

Track your progress

Dit bestaat onder andere uit welke taken er zijn afgerond, hoeveel budget er nog over is en of je wel of niet de beoogde leverdatum haalt. Gebruik iets digitaals zoals Google Docs, Trello, of Jira zodat iedereen eenvoudig je status kan bekijken. Als je budget en tijd sneller dan gedacht op beginnen te raken, breng dit dan onmiddellijk naar voren bij je sponsor en team, zodat je kunt bijsturen voordat er dingen uit de hand lopen.

Aanbevolen activiteiten: 

 

 

 

Het monitoren van voortgang is een projectmanagementtaak.
Blijf feedback testen en verwerken tijdens de stap dat het project wordt uitgevoerd.

Test en verwerk feedback

Aan het einde van iedere herhalingscyclus, update je je end-to-end demo zodat het voltooide werk wordt weergegeven en toon je het aan belanghebbenden (en het liefst ook aan klanten). Sla hun feedback op zodat je hier rekening mee kunt houden als je de volgende herhaling plant. Wellicht wil je X aanpassen voordat je doorgaat naar Y.  

Aanbevolen activiteit: 

  • End-to-end demo –  Visualiseer je concept, zodat je gemakkelijk feedback kunt krijgen.
  • Sparren – Laat anderen je eigen ideeën kritisch bekijken en laat ze zelf met ideeën komen.

 

 

Ervoor zorgen dat er feedback is verwerkt is een projectmanagementtaak.

Tekenen dat je project gevaar loopt tijdens de stap van het uitvoeren

IEMAND OP DE TENEN TRAPPEN

Hoe je het weer op de rails krijgt

Verwijder en voorkom knelpunten in je proces. Geef aan wat de rol of verantwoordelijkheid is van iedereen binnen het project, zodat niemand elkaar in de weg loopt of (oeps) taken dubbel worden uitgevoerd.

Aanbevolen activiteiten:

  • Stand-ups – Begin de dag met updates over wie er aan wat werkt, wat er gisteren is gedaan en welke werkzaamheden iedereen vervolgens op wil gaan pakken.
  • Rollen en verantwoordelijkheden – Begrijp goed wat de rol is van iedereen binnen het team en kom erachter wat collega's nodig hebben van elkaar om te kunnen slagen.

Op elkaars tenen trappen is een teken dat je project risico loopt.
HET GEVOEL HEBBEN DAT JE JE TIJD AAN HET VERSPILLEN BENT

Hoe je het weer op de rails krijgt

Breng alles dat je team bereikt onder de aandacht. Als je tot over je oren in het projectwerk zit, kun je al snel door de bomen het bos niet meer zien. (En als je echt geen stap verder komt, is de volgende stap uitvinden waar dit door komt.)

Aanbevolen activiteiten:

  • End-to-end demo – Vier de stapsgewijze successen door op een demo terug te komen. Als het zich ontwikkeld van diagrammen tot prototype tot een MVP, wordt de voortgang van je team tastbaarder.
  • Stand-ups – Zorg voor een goed gevoel door te onderstrepen wat er gisteren allemaal gedaan is (en/of vertel de harde waarheid dat helemaal niets op het stapeltje met ‘gereed’ terecht komt).
Het gevoel hebben dat je geen vooruitgang boekt, is een teken dat je project risico loopt.
SCOPE CREEP!

Hoe je het weer op de rails krijgt

Het hangt er vanaf. Als je schema en/of budget flexibel zijn, kun je voorstellen om de omvang van het project te vergroten. Ander moet je aanvullende ideeën aan de kant schuiven of compromissen sluiten om ze tegemoet te komen. Laat de kwaliteit van het werk dat je levert er niet onder leiden. Onthoud het volgende: tijdens de meeste projecten kun je verbeteringen blijven doorvoeren nadat je het eerste ‘minimum viable product’ (MVP) hebt geleverd.

Aanbevolen activiteiten:

  • Compromissen schuifbalken – Besluit welke aspecten van het project je prioriteit geeft en denk na over de compromissen die je moet sluiten ter verdediging ervan als er nieuwe ideeën worden geopperd.
  • DACI framework voor besluitvorming – Kom overeen wie de beslissing neemt en wie er aanbevelingen doet, voor op zichzelf staande beslissingen over omvang, of voor het project in z'n geheel.

Download een DACI-sjabloon voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om het DACI framework voor besluitvorming te gebruiken? Hier is een sjabloon om je op weg te helpen.
 
Er wordt niet meer gecommuniceerd

Hoe je het weer op de rails krijgt

Bouw vertrouwen op tussen teamleden en met belanghebbenden, zodat ze weer zich comfortabel voelen om te praten. Als mensen bewust informatie achterhouden om politieke spelletjes te spelen, moet je wellicht een neutrale partij inschakelen (zoals HR) om hulp te bieden.

Aanbevolen activiteiten:

  • Stand-ups – Oefen communiceren en bouw vertrouwen op: deel snelle updates en breng blokkeringsproblemen ter sprake.
  • Sparren – Als teamleden elkaar niet creatief stimuleren, gebruik je deze techniek uit de ontwerpwereld om eerlijke, gestructureerde feedback van een collega te krijgen.
  • Health Monitor™ – Zorg voor een veilige plek waar het team kan bespreken hoe er wordt samengewerkt (sterke punten, zwakke punten, drempels, etc.).
  • Omgangsregels – Leg de waarden van het team vast: de procedures, resultaten en het gedrag dat je van elkaar verlangd. 

Een verstoorde communicatie is een teken dat je project risico loopt.
DE PROGNOSES KLOPTEN TOTAAL NIET

Hoe je het weer op de rails krijgt

Werk je geprojecteerde tijdlijn bij op basis van de informatie die je hebt over de feitelijke vereiste inspanningen om je mijlpalen te bereiken. Wees hier open over, zodat belanghebbenden de kans hebben hun verwachtingen en latere plannen bij te stellen.

Aanbevolen activiteiten:

  • Terugkijken – Reserveer iedere keer wanneer je terugblikt tijd om de prognoses van dat project te vergelijken met de daadwerkelijke werkzaamheden, zodat je voortdurend kunt bijsturen.
  • 5 keer ‘waarom’ – Begin met het analyseren van één verkeerde prognose en vraag jezelf af waarom deze totaal niet klopte. Blijf jezelf afvragen ‘waarom’ totdat je de hoofdoorzaak hebt achterhaald.
Verkeerde prognoses is een teken dat je project risico loopt.

Professionele tip: Herinner je je de meetbare doelen die je gesteld hebt? Zorg ervoor dat je de vereiste analytische gegevens of infrastructuur inbouwt om de voortgang hiervan te meten. 

Stap 4: lever het

Je hebt al het werk afgerond. Je bent nu helemaal klaar, toch? Niet echt. Het afronden van een project vergt meer dan het annuleren van de terugkerende meetings (hoewel dat gedeelte leuk is...). 

Het leveren van je MVP en deze vervolgens herhalen, is een best practice voor projectmanagement.

Lever je ‘minimum viable product‘ (MVP)

Dit is het! Het grote moment! Je werk is eindelijk gereed voor openbaar (of intern) gebruik. Als je klanten intern zijn, of klanten met wie je rechtstreeks communiceert, zorg er dan voor dat ze het project als voltooid accepteren. Afhankelijk van hoe soepel of stroef het project is verlopen, wil je hun goedkeuring misschien wel schriftelijk ontvangen. Vervolgens kun je een klein feestje gaan bouwen met je team!

Aanbevolen activiteiten: 

  • Successen vieren! – Zei er iemand “een hapje eten met het team”?...

 

 

 

Het snel leveren van je minimum viable product is een best practice voor projectmanagement.
Het budget rond krijgen is een projectmanagementtaak.

Maak het budget rond

Betaal alle uitstaande facturen van leveranciers en als je door een externe klant bent ingehuurd, zorg je dat je door hen wordt betaald. Gebruik de budgetgegevens die je tijdens het project hebt bijgehouden om een rapport op te stellen voor de sponsor van je project. Analyseer waar je tijdens vergelijkbare toekomstige projecten meer (of minder) geld aan uit wilt geven.

 

Het budget rond krijgen is een projectmanagementtaak.
Kijk terug op het project, zodat je het de volgende keer beter kunt doen.

Kijk terug op het project

Wat ging er goed? Wat ging er helemaal, maar dan ook echt helemaal mis? Wat hebben we geleerd? Stel deze vragen aan je projectteam en bespreek ze met ze. Sla de geleerde lessen op en deel ze met je collega's zodat zij er hun voordeel mee kunnen doen. En vergeet niet te bespreken hoe je dat wat je net hebt geleverd kunt verbeteren.

Aanbevolen activiteit: 

  • Nabespreking – Bekijk en bespreek wat er goed werkt (en wat er niet goed werkt!), zodat je kunt verbeteren. Fouten zijn geoorloofd, mits je ervan leert. 

 

 

Terugkijken op het project is een projectmanagementtaak.
Kondig de afronding van je project aan.

Zet een tandje bij

Ben je blij met wat je net hebt geleverd? Laten we het hopen! Schrijf een korte bedrijfsmededeling waarin het project wordt beschreven en je team wordt bedankt. Als het project extern gericht is, wil je het nieuws misschien met klanten delen via een e-mail of blog post.

 

 

Aankondigen dat je project is afgerond is een projectmanagementtaak.

Tekenen dat je project gevaar loopt tijdens de stap van het leveren

HET PROJECT IS NIET GEACCEPTEERD ALS ‘AFGEROND’

Hoe je het weer op de rails krijgt

Tijd voor de diplomatieke vaardigheden. Praat eerst met je sponsor (of klant, of team, of wie er ook maar ontevreden is) en achterhaal waar het probleem ligt. Je doel voor dit gesprek is het eens worden over een definitie van ‘gereed’: iets wat je op moet schrijven, zodat iedereen dit later nog eens kan raadplegen. Stel vanaf dit punt een lijst op met taken die het gat verkleinen tussen hier en ‘gereed’ en laat je team hier aan werken.

Aanbevolen activiteiten:

  • Demo vertrouwen – Gebruik dit als een forum om ‘gereed’ en de volgende stappen met je managementteam te bespreken.
Meningsverschillen over de definitie van ‘gereed’ zijn een teken dat je project risico loopt.
Wat je ook geleverd hebt, het is blijvend, dus zorg ervoor dat je een plan hebt voorafgaand aan de lancering. Wie ondersteunt en onderhoudt het? Welke meetgegevens of rapporten heb je nodig om het succes ervan te meten? – Aumarie Benpayo, programmabeheerder bij Atlassian

Stap 5: verbeter het

De meeste mensen die per toeval projectmanager zijn geworden, willen erg graag terug naar hun strak geplande dagelijkse werkzaamheden als het MVP eenmaal is geleverd. Neem toch even de tijd om over deze vragen na te denken: 

  1. Heb je je definitie voor ‘succes’ voor het project al geformuleerd?
  2. Zijn er ideeën afgezwakt ten opzichte van het MVP?
Als het antwoord op een van de vragen ‘ja’ of ‘nee’ is, blijf je lezen.

Technisch gezien is verbeteren op het gebied van wat je net hebt geleverd een voortdurend proces, en niet per se een ‘stap’. Maar het is toch nog steeds belangrijk.

Laten we het eerst over omvang hebben. Als er belangrijke en/of coole dingen afgezwakt zijn voor het MVP, is dit nu je kans om het te doen. Je kunt proberen het hele projectteam bij elkaar te houden en al je tijd of het grootste gedeelte van je tijd hier aan besteden. Of als dat niet mogelijk is, kun je voorstellen om een gedeelte van de tijd die iedereen aan het project besteedt te krijgen en je todo-lijst langzaam aan weg te werken. Hoe dan ook, je keert weer terug naar de stap  ‘plannen’.  

Hoe zit het met je criteria voor succes? Waarschijnlijk weet je niet of je hier aan voldaan hebt tot je je MVP hebt geleverd en je werk een tijdje in het wild laat leven. Je meet al in hoeverre er projectdoelen worden bereikt (toch?), dus is je belangrijkste taak om dat te monitoren.

Als je extra bonuspunten wilt verdienen: denk na over wat ervoor kan zorgen dat je het sneller bereikt en bedenk een makkelijke test er omheen. Afhankelijk van het project moet je wellicht kwantitatieve gegevens verzamelen (zoals gebruikspercentages, kostenbesparingen), kwalitatieve gegevens (zoals enquêtes, bruikbaarheidstesten) of een beetje van beide.

Als het duidelijk is dat je je doel niet gaat halen, is het tijd om je mouwen op te stropen en dat wat je hebt geleverd eens nader te bekijken. Uitgerust met onbewerkte gegevens uit tests en metingen, is het nu jouw taak om die informatie om te zetten in bruikbare inzichten. Je komt er wellicht achter dat een idee dat je hebt getest de moeite waard is in het echt uit te voeren. Of de analyse van testgegevens kan leiden tot ideeën voor extra tests.

Als je weet welke verbeteringen er doorgevoerd moeten worden, wordt iedere verbetering een project op zich. Je kunt er ook voor kiezen van een aantal verbeteringen één project te maken. Deze benadering is handig als bij iedere update ongeveer dezelfde mensen betrokken zijn, omdat het dan eenvoudiger is hun tijd in een groter blok te plannen. Hoe dan ook, in feite keer je in beide gevallen weer terug naar de stap ‘stel het je voor’

Tekenen dat je project het risico loopt dat de doelen niet worden gehaald

JE MVP WORDT NIET GEBRUIKT EN JE WEET NIET WAAROM

Hoe je het weer op de rails krijgt

Tijd voor een kwantitatief onderzoek. Praat met je beoogde klanten om erachter te komen wat ze tegenhoudt om je project te gebruiken. Als het geschikt is voor je project stel je een gebruikerstest samen (live of via een online server) zodat je hun gedrag kunt bekijken als ze communiceren met dat wat je hebt geleverd.

Aanbevolen activiteiten:

  • Klantgesprek – Ga meteen naar de kern en vraag wat het probleem is.
  • Empathie koppelen – Koppel je kwantitatieve gegevens aan je kennis van de klant om te begrijpen hoe hij/zij over je project denkt en zich erbij voelt.

Download een sjabloon voor een empathiekaart voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om empathie in kaart te brengen? Hier is een sjabloon om je op weg te helpen.
 
STAPSGEWIJZE VERANDERINGEN MAKEN GEEN VERSCHIL

Hoe je het weer op de rails krijgt

Doe eens gek. Dit kan een groot omslagpunt betekenen of dat je project volledig op z'n kop wordt gezet. Laat je niet ontmoedigen. Als je onderweg naar succes één grote wijziging doorvoert, sta je al snel met 1-0 voor. (En we weten allemaal wat dat ene doelpunt voor verschil kan maken).

Aanbevolen activiteiten:

  • 5 keer ‘waarom’ – Gebruik deze analysetechniek om de kern van het probleem te achterhalen , zodat je weet wat er in de toekomst veranderd moet worden.
  • Verstoor – Reset je brein en bedenk nieuwe ideeën.
Download een setje ‘verstoor’-kaarten voor hulp bij projectmanagement.
Klaar om een verstoor-workshop te proberen? Pak dit setje kaarten en klik op de link aan de linkerkant voor volledige instructies.
 

Projectmanagementsjablonen

Voor het gemak hebben we alle sjablonen die op deze pagina's worden voorgesteld op één handige plek verzameld. 

 

Download het ervaringsoverzicht voor je project.
De sjabloon voor het ervaringsoverzicht helpt je bij het verduidelijken van je probleem, oplossing en klantgegevens.

 

Download het
Download de sjabloon voor de empathiekaart voor je project.
Sjablonen voor empathiekaarten helpen je je klanten te begrijpen en dingen door hun ogen te bekijken.

 

Download het
Download de verstoorsjabloon voor je project.
Dit setje ‘verstoor’-kaarten laat je weer helder denken en met nieuwe frisse ideeën komen.

 

Download het
Download de DACI-sjabloon voor je project.
Gebruik deze DACI-sjabloon om de rol van iedereen op het gebied van besluitvorming duidelijk te maken.

 

Download het
Download de sjabloon voor de projectposter voor je project.
Als je projectbesprekingen haat en walgt van project charters, probeer dan deze sjabloon voor een projectposter.

 

Download het

Projectmanagementsoftware

Het blijkt dus dat we software bouwen om projectmanagement makkelijker te maken. 

Meer informatie