Afhankelijkheid in kaart brengen

Verwelkom het team en bekijk elk onderdeel van het werkblad:

Betrokken systemen: identificeer welke systemen, zowel upstream als downstream, je werk zullen beïnvloeden of erdoor zullen worden beïnvloed. Je moet proberen zo volledig mogelijk te zijn wanneer je dit invult — geen enkele impact is te klein om op te nemen. Idealiter blijf je dit document waarin afhankelijkheden in kaart worden gebracht gedurende het hele project gebruiken. Noteer daarom ook details over op welke manier elk systeem wordt beïnvloed.

Risico's en beperkingen: brainstorm en noteer alle mogelijke risico's voor het project. Enkele voorbeelden zijn: budgettaire of materiële tekorten, feestdagen, veranderingen in het leiderschap of logistieke uitdagingen. Als je eenmaal de risico's op een rijtje hebt gezet, moet je een plan bedenken om ze te beperken.

Feedbacklussen: beschouw dit als het actieplan voor het beheren van de afhankelijkheden en risico’s die je zojuist hebt geformuleerd. Alle onderdelen bieden de ruimte om de eigenaar van de afhankelijkheid of het risico te noteren. Hier verzamel je ze allemaal op één plek en noteer je ook een feedbackfrequentie (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) en eventuele relevante aantekeningen. Het doel is om ervoor te zorgen dat informatie vrij tussen de relevante teams uitgewisseld kan worden.

Nu is het tijd om je werkblad voor het in kaart brengen van afhankelijkheden in te vullen.

Brainstorm als team alle systemen die door jullie werk worden beïnvloed en schrijf deze op. Als je eenmaal een volledige lijst hebt, formuleer dan voor elk item het volgende:

• De eigenaar: het team en/of het belangrijkste aanspreekpunt voor het systeem.
• Het soort impact: op welke manier is je werk gerelateerd aan dit systeem?
• De omschrijving van de impact: met details om gedeelde inzichten te creëren tussen teamleden en belanghebbenden.

Als je meer ruimte nodig hebt, aarzel dan niet om je documentatie verder uit te breiden buiten dit werkblad om. Je team kan bijvoorbeeld extra informatie willen opnemen in een apart document, zodat belanghebbenden gemakkelijk op de hoogte kunnen worden gesteld.

Dit is het moment waarop je al je grootste angsten over het project kunt uiten. Geef iedereen 3-5 minuten om zelfstandig over risico's te brainstormen, en laat dan iedereen deze met de groep delen. Documenteer de overeengekomen risico's in het werkblad voor het in kaart brengen van afhankelijkheden. Noteer hiervoor het volgende:

• Het risico: beschrijf wat het project mogelijk kan laten ontsporen.
• Het impactniveau: hoog, gemiddeld of laag.
• Het risicobeperkingsplan: hoe reageer je als dit daadwerkelijk een risico wordt?
• De eigenaar: het lid van je projectteam dat het risicobeperkingsplan leidt.

De kolom met de eigenaar op de afhankelijkheidskaart is uiterst belangrijk. Je wilt er zeker van zijn dat de juiste persoon de leiding heeft over elk risico — iemand met ervaring op dat gebied en met de mentaliteit van een eigenaar.

En vergeet niet: alles mag. Je kunt beter potentiële risico's van tevoren bespreken en een plan opstellen, dan tijdens een kritieke fase van het project voor het eerst de risico's ondervinden.

Nu het complexe web van afhankelijkheden rond je project blootgelegd is, is het tijd om deze allemaal proactief te beheren. Bekijk alle risico's en afhankelijkheden die je hebt benadrukt nog eens en formuleer het volgende voor elk item:

• De belanghebbende: de persoon met wie je gaat samenwerken om te zorgen voor afstemming.
• De frequentie van beoordeling: wekelijks, maandelijks of elk kwartaal.
• Feedback, aantekeningen en acties: deel na je wekelijkse, maandelijkse of kwartaalgesprekken de updates met belanghebbenden.

Sommige van je afhankelijkheidsimpacten of risicobeperkingsplannen vereisen mogelijk extra tijd voor onderzoek of ontwikkeling. Wijs deze nu toe als acties en documenteer deze in dit gedeelte.